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Objetivos económicos y control de gestión
Gobernar es conducir hacia un fin a los objetivos políticos. Al ser la finalidad de una empresa de tipo económico, su "gobierno" se llama gestión. La gestión, para ser totalmente eficaz, debe ser una gestión controlada. Esto obliga a plantearse un objetivo, no plegarse a las circunstancias. El Control de Gestión es la herramienta adecuada para el dominio del presente y del futuro. Pero, aclaremos el significado de la otra palabra clave: control. Se entiende por actividad controlada, la que en su desarrollo está constantemente ajustada, con objeto de alcanzar un objetivo.
El control, en el sentido que nos interesa, se apoya en tres elementos :
1. El objetivo.
2. La medida.
3. La acción correctora.
Más ampliamente, el Control de Gestión se basa en los siguientes principios:
· Fijación de objetivos (principio de prioridad política )
· Puesta a punto de medios y métodos ( principio de preparación y provisión)
· Ejecución (principio de autonomía de la ejecución)
· Medida de la ejecución con relación a los objetivos (principio de independencia del que rinde cuentas )
· Acciones correctoras (principio de dirección por excepción)
El autocontrol y la autocorrección
Como se puede apreciar, en el fondo de este planteamiento subyace la posibilidad de la auto corrección y, por consiguiente, el aumento de la productividad. El término Control podríamos traducirlo por "conservarse dueño de si mismo". Este auto control
quiere decir que cada acción tenga la posibilidad de tener su operación correctiva, que tiene las siguientes fases:
· a) Estimación de la desviación: afecta a órganos.
· b) Recopilación de la información: afecta a circuitos.
· c) Una decisión de corrección: afecta a centros
· d) Impulso corrector: afecta a circuitos
Para que estas fases se produzcan, hace falta que exista el siguiente sistema compuesto de órganos y circuitos
Dentro:
Órganos de medida
Circuitos de información
Centros de tratamiento de la información
Fuera:
Centros de decisión
Circuitos de impulso
La información materia prima para la toma de decisiones: el nivel de gestión
Como hemos visto, en la toma de decisiones, la información constituyen la materia prima de la gestión, ya que las decisiones se elaboran a partir de las informaciones. La información se elabora a partir del análisis de los hechos, que no es más que la aplicación de técnicas de razonamiento. La importancia de la información se deriva de las características de la decisión: secuencial, irreversible y costosa. Por tanto, la característica distintiva del nivel gestión en la estructura de la empresa, es la toma de decisiones. Existe gestión en cuanto hay una toma de decisiones. El mayor o menor nivel en la escala jerárquica de la dirección viene fijado por la importancia de las decisiones a tomar (no por razones de preparación técnica, experiencia o antigüedad, que simplemente afecta a la estructura de sueldos, no a la estructura organizativa).
Para tomar decisiones eficaces son necesarios los siguientes requisitos:
1. Conocer todas las alternativas.
2. Conocer todas las ventajas e inconvenientes.
3. Obtener un saldo.
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El objetivo de la función administrativaA lo largo de lo dicho hasta ahora se ha pretendido dejar claro que en la Empresa existe una Función denominada función Administrativa, con sustantividad propia, cuyo único objetivo es el de suministrar información a los distintos escalones de las funciones de gestión, para que estos puedan tomar las decisiones adecuadas.
· Que sea completa. Una información incompleta puede inducir a mayor error que la falta de información.
· Que esté coordinada. Los datos han de poder relacionarse unos con otros. La información ha de ser unívoca.
· Que esté jerarquizada. Ciertas informaciones son más importantes que otras, aspecto que ha de tenerse en cuenta al realizar la síntesis de las informaciones.
· Que esté integrada. Este supone que, de un mismo dato, puedan obtenerse, con el mínimo de operaciones en el tratamiento, el máximo de información deseable.
Solo después de plantearse estas condiciones, que se resume en la última de ellas, la integración, se debe afrontar el problema meramente organizativo del recorrido, la periodicidad, el soporte y la presentación de la información. Y si en la rentabilidad de la información la utilidad juega un papel clave, parece lógico que haya que poner especial cuidado en no sacrificar la oportunidad del uso de la información por el prurito de su exactitud.
Situación real de la información en la empresa
¿Cuál es la situación real de la información en la Empresa? Sin dejar de reconocer que la aparición de la microinformática ha representado una auténtica revolución, que está trayendo consigo la desaparición del papel, de los ficheros físicos y del correo tradicional, todavía se pueden encontrar situaciones paradójicas como las que se recogen a continuación:
1. Existen informaciones que nacen y mueren y no son utilizadas prácticamente por nadie más que las personas que la han creado, pero no para una labor de gestión.
2. Hay informaciones duplicadas o, al menos, tratamiento duplicado de algunos datos.
3. Las informaciones se encuentran dispersas en diferentes servicios o en diferentes archivos de administración.
4. Muchas de ellas no están acumuladas, ni comparadas con periodos anteriores.
5. No concilian los datos de unos informes con otros, especialmente cuando se trata de servicios diferentes.
6. Se piden constantemente informaciones nuevas, por encima del trabajo normal, y los servicios no están preparados para facilitarlas, salvo haciendo un esfuerzo extraordinario.
7. Algunas de estas informaciones tienen una gran precisión, pero en la mayoría de los casos no se presentan dentro del plazo.
8. Muchas veces el fallo de la información no está en la información de salida, sino en la obtención de los datos originales, es decir en la información de entrada.
9. Existen informaciones contables y otras obtenidas al margen de la contabilidad.
10. Existen problemas de competencia respecto a quién ha de suministrar una información.
11. La rutina hace que existan informaciones que habiendo sido útiles en algún tiempo, hoy día carecen de interés.
12. No están estudiados adecuadamente los circuitos de los documentos, excepto para algunas casos concretos.
13. No existen plazos rigurosamente marcados, para la entrega de las informaciones.
14. En algunos casos se obtienen informaciones con datos que no importan nada a la persona a la que la información se dirige.
15. No parece tenerse en la empresa una idea clara de lo que cuesta el obtener una información.
El resultado de esta serie de defectos, se traduce en:
· Un enorme esfuerzo administrativo
· No comprensión, por el resto de la empresa, del esfuerzo llevado a cabo, dada la escasa utilidad de la información.
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